De factuur is een belangrijk document in de btw. Niet voor niets zijn daar de nodige voorwaarden aan verbonden. Maar wat als de factuur van uw bedrijf niet aan alle voorwaarden voldoet? Hoe zit het eigenlijk met elektronisch factureren?
De factuur is een belangrijk controlemiddel voor de Belastingdienst. Zowel bij de ondernemer die de factuur opstelt, als bij zijn afnemer die de btw in aftrek brengt.
Voorwaarden
Uw facturen dienen aan heel wat voorwaarden te voldoen. Hierbij dient u te denken aan:
- uw volledige naam en die van uw afnemer;
- uw volledige adres en die van uw afnemer. Een postbusnummer is niet voldoende. U dient het adres van de feitelijke vestiging van beide ondernemingen te vermelden;
- uw btw-nummer (en dat van uw afnemer als er sprake is van verlegging van btw of van een intracommunautaire levering);
- uw KvK-nummer;
- de datum waarop de factuur is uitgereikt;
- een opeenvolgend nummer;
- heldere omschrijving van leveringen/diensten;
- vergoeding per btw-tarief of vrijstelling;
- btw-tarief en btw-bedrag;
- toepassing vrijstelling of bijzondere regelingen, zoals de verleggingsregeling (‘btw-verlegd’), intracommunautaire regeling of margeregeling;
- ‘factuur uitgereikt door afnemer’, indien van toepassing.
E-factuur
Als u uw facturen elektronisch verstuurt, gelden er nog enkele extra voorwaarden. Van belang is dat uw identiteit kan worden vastgesteld en dat de wp-content niet door de ontvanger kan worden gewijzigd, bijvoorbeeld door de factuur als pdf-bestand per e-mail te versturen. U dient dat aan de hand van uw bedrijfsprocessen gedurende zeven jaar (bewaarplicht) te kunnen aantonen. Dat betekent dat u ook voor een veilige opslag van uw gegevens dient te zorgen.
Audittrail
Een audittrail helpt u om transacties administratief te volgen en te controleren. Ook de Belastingdienst moet een audittrail op uw administratie kunnen toepassen. Dat betekent in feite dat de gegevens uit uw administratie controleerbaar moeten zijn. Als u een factuur vanuit uw administratiesoftware verstuurt, dient u daar de ‘trails’, de sporen, van vast te leggen en te bewaren. Zoals de e-mail waarin u de factuur als pdf-bestand verzonden heeft of de e-mail waarin u zo’n factuur ontving. Zo’n audittrail dient bij digitale en niet-digitale administratieve gegevens te kunnen plaatsvinden.
Boete
Als u niet aan uw verplichtingen voldoet, kunt u een boete krijgen. Dus als u geen factuur uitreikt terwijl dat wel moet of als uw factuur niet alle verplichte vermeldingen bevat of onjuistheden, kunt u een boete krijgen. De boete is maximaal € 5.278 per onjuiste factuur.