Op 27 september 2020 trad het UBO-register in werking. Bent u aandeelhouder van een bv of heeft u een andere vorm van eigendom of zeggenschap in een onderneming, dan heeft u sindsdien 18 maanden de tijd gekregen om uw gegevens bij de Kamer van Koophandel te laten registreren in het UBO-register.
Die 18 maanden zijn bijna voorbij. Op 27 maart 2022 moet u aan deze registratieplicht hebben voldaan. Hierna leest u wat die registratieplicht ook alweer inhoudt en welke maatregelen er getroffen zijn om uw privacy te beschermen, nadat uw gegevens zijn geregistreerd.
Voor wie?
In Nederland opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten in Nederland moeten – net als in alle andere EU/EER-lidstaten – de gegevens registreren en bijhouden van uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s: Ultimate Beneficial Owners). Dit moet voorkomen dat het financiële stelsel wordt gebruikt voor witwassen en terrorismefinanciering.
U bent een UBO als u uiteindelijk voor meer dan 25% eigenaar bent van – of zeggenschap hebt over – o.a. bv’s, nv’s, stichtingen en verenigingen, maar ook over maatschappen, vennootschappen onder firma of commanditaire vennootschappen die naar Nederlands recht zijn opgericht. Een eenmanszaak valt nietonder de registratieplicht.
Bent u UBO van een vennootschap die naar buitenlands recht is opgericht, dan worden uw gegevens niet in Nederland geregistreerd, maar mogelijk wel in een andere EU-/EER-lidstaat.
Welke gegevens?
De gegevens in het UBO-register betreffen uw naam, geboortemaand en -jaar, woonstaat, nationaliteit en aard en omvang van het belang dat u houdt. Deze gegevens zijn voor iedereen openbaar, maar kunnen alleen op naam van uw onderneming of rechtspersoon worden geraadpleegd, niet op uw eigen naam.
Daarnaast worden bepaalde gegevens opgenomen die alleen door bevoegde autoriteiten en door de Financiële Inlichtingen Eenheid (FIU) mogen worden ingezien. Dit betreffen uw BSN/ buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN), uw geboortedag en -plaats en uw geboorteland, uw woonadres en een kopie van een geldig identiteitsdocument en van document(en) waaruit de aard en grootte van uw economisch belang blijkt.
Waar en wanneer gegevens aanleveren?
De Kamer van Koophandel (KvK) beheert het UBO-register. U heeft tot 27 maart 2022 de tijd om de gegevens in het UBO-register te laten vastleggen. De 18-maandentermijn geldt alleen voor vennootschappen en andere entiteiten die op 27 september 2020 bestonden.
Vennootschappen en andere entiteiten die na 27 september 2020 zijn opgericht, moeten de gegevens van hun UBO(’s) gelijktijdig registreren met de inschrijving in het Handelsregister. De registratie van de UBO-gegevens is ook een voorwaarde voor het verstrekken van een KvK-nummer.
Voldoet u niet aan de registratieplicht, dan kan een sanctie volgen, bijvoorbeeld een boete.
Waarborgen privacy
Het UBO-register wordt deels openbaar. Daar maakt u zich misschien zorgen over, maar er zijn maatregelen getroffen om uw privacy te beschermen.
De persoon die gegevens uit het UBO-register wil raadplegen, moet zich namelijk vooraf identificeren. Die identiteit wordt met nieuwe elektronische identificatiemiddelen vastgelegd. Ook moet de raadpleger een vergoeding betalen en heeft u inzage in het aantal keren dat uw gegevens zijn verstrekt. Hiervan zijn de raadplegingen door de FIU en de bevoegde autoriteiten echter uitgezonderd.
Daarnaast kunt u in bijzondere omstandigheden verzoeken om afscherming van uw gegevens.
Meer informatie?
Wilt u meer informatie of heeft u vragen? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.