Met de werkkostenregeling (WKR) kunt u als werkgever zelf bepalen wat u onbelast aan uw werknemers vergoedt, geeft of beschikbaar stelt. Denk aan cadeaubonnen, sportabonnementen of kerstpakketten. Het bedrag dat u onbelast mag besteden, noemen we de vrije ruimte.
De vrije ruimte wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld. In 2022 is de vrije ruimte 1,7% over uw fiscale loon tot en met € 400.000 . Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is in 2022 de vrije ruimte 1,18%.
Berekening vrije ruimte
Hoeveel vrije ruimte u dit jaar nog over heeft begint bij het overzicht “Werkkostenregeling”. Dit overzicht kunt u vinden in uw klantlogin van SalarisXPR (waar u ook de loonstroken kunt vinden).
In de kolom “Vrije ruimte” ziet u de totale vrije ruimte tot en met de huidige periode. Hier kunt u nog één of twee perioden bij optellen om op het jaarbedrag aan vrije ruimte te komen. Van dit totaal dient u de reeds uitgegeven vrije ruimte in 2022 af te trekken. Wat u over houdt kunt u “vrij” besteden aan uw werknemers.
Wat houdt de vrije ruimte in?
De vrije ruimte is bedoeld voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. De vrije ruimte kunt u tot op zekere hoogte vrij besteden. Dit is met name bedoeld voor zaken waarmee, of beter gezegd waarvoor, u de werknemer niet wilt belasten. Als u een fiets wilt geven dan mag dat. Of een bonus, een thuiswerkvergoeding, uitbetaling van overuren, een fitness abonnement, een kerstpakket, noem maar op.
De vergoedingen en bonussen dienen wel ‘gebruikelijk’ te zijn, maar bedragen tot een bedrag van € 2.400 per persoon per jaar vindt de belastingdienst sowieso niet ongebruikelijk. En zolang de totale vergoedingen en verstrekkingen deze vrije ruimte niet overstijgen, betaalt de werkgever géén loonheffing.
Bij overschrijding bedraagt de loonheffing 80% over het gedeelte boven de vrije ruimte (ten laste van de werkgever).
Vrije ruimte in 2023 wordt 3% over de eerste € 400.000
De vrije ruimte in de WKR wordt in 2023 eenmalig uitgebreid tot 3% over de eerste € 400.000 van de totale fiscale loonsom van de werkgever. Over het meerdere blijft het 1,18%. Ten opzichte van 2022 heeft een werkgever hierdoor in 2023 maximaal € 5.200 meer vrije ruimte. Hieruit kan een werkgever bijvoorbeeld een compensatie betalen voor de stijgende kosten van levensonderhoud en energie.
Vanaf 2024 vervalt de tijdelijke verhoging en geldt 1,92%.
Vragen?
Heeft u nog vragen over werkkostenregeling? Neem gerust contact met ons op, wij helpen u graag verder.