Sinds 1 januari 2022 mag de werkgever een onbelaste vergoeding geven voor thuiswerkkosten (thuiswerkvergoeding). In 2025 is dit een gerichte vrijstelling van € 2,40 per thuisgewerkte dag. U kunt deze vrijstelling ook toepassen als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.
Voor de onbelaste vergoeding voor reizen naar een vaste werkplek (reiskostenvergoeding woon-werkverkeer) geldt een gerichte vrijstelling van € 0,23 per kilometer. U mag dan de heen- en de terugweg vergoeden.
Let wel op!
Wanneer een werknemer op een dag zowel thuiswerkt als naar de vaste werkplek reist, mag u voor die dag niet de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten én dan ook nog de gerichte vrijstelling voor reizen naar een vaste werkplek toepassen. U moet kiezen welke kosten u vergoedt.
Als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan, mag u wel één van deze vergoedingen aanwijzen als eindheffingsloon. Dit komt ten laste van de vrije ruimte. Daarboven betaalt u 80% eindheffing.
Vaste vergoeding
De werkgever mag ook een vaste vergoeding geven voor de thuiswerkkosten of reiskosten woon-werkverkeer. Voor deze gerichte vrijstelling geldt de 128-dagenregeling. Dit wil zeggen dat als de werknemer 128 dagen thuiswerkt, u de werknemer een vaste onbelaste vergoeding mag geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar thuiswerkt. Dit geldt ook voor de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer.
De 128-dagenregeling gaat uit van 214 werkdagen per jaar voor een fulltime medewerker, na aftrek van vakantie, ziekte (gemiddeld ziekteverzuim) en feestdagen.
Deze vaste vergoedingen mogen ook beiden aan een werknemer worden toegekend, mits de dagen niet overlappen.
Voorbeeld:
Een werknemer werkt 2 dagen thuis en 3 dagen op kantoor. Dan mag hij een vaste vergoeding ontvangen voor:
Thuiswerken:
2/5 x 214 dagen = 87 dagen x € 2,40
Reiskosten woon-werkverkeer:
3/5 x 214 dagen = 128 dagen x (aantal kilometers woon-werkverkeer x € 0,23)
Let hierbij op dat u niet boven de 214 dagen uitkomt.
In de volgende situaties moet u de vaste vergoeding naar rato toepassen:
- De werknemer werkt minder dan 5 dagen per week.
- Het dienstverband begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.
- U start of stopt gedurende het kalenderjaar met de vergoeding.
Aanpassing vaste vergoeding
De vaste vergoeding hoeft u niet aan te passen als een werknemer incidenteel een dag niet thuiswerkt of naar de werkplek komt.
U past de vergoeding wel aan als de werknemer niet meer ‘in de regel’ op de vaste dagen thuiswerkt of naar de werkplek komt. Hiervan is sprake als een wijziging meer dan 2 maanden duurt. Dit kan voorkomen als een werknemer langdurig ziek is of (deels) onbetaald verlof opneemt.
Thuiswerken en dienstreis
Werkt de werknemer op een dag voor een deel thuis en maakt hij ook een zakelijke reis die geen woon-werkverkeer is, maar een dienstreis?
Dan mag u zowel de gerichte vrijstelling van € 0,23 per kilometer als de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten toepassen.
Vervoer geregeld door de werkgever
Heeft u als werkgever een OV-chipkaart, OV-abonnement, auto of ander vervoer aan de werknemer beschikbaar gesteld? En maakt de werknemer hier gebruik van voor een reis naar de vaste werkplek op een dag dat hij ook thuiswerkt?
Dan mag u voor die dag géén gericht vrijgestelde vergoeding voor thuiswerkkosten of reiskostenvergoeding woon-werkverkeer geven.
Als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan, mag u de vergoeding voor thuiswerkkosten wel aanwijzen als eindheffingsloon. Dit komt ten laste van de vrije ruimte. Daarboven betaalt u 80% eindheffing.
Heeft u vragen over dit onderwerp? Neem gerust contact met ons op.