Iedereen moet zich kunnen identificeren met een geldig identiteitsbewijs, ook op de werkplek. Als werkgever bent u verplicht de identiteit van uw werknemers te controleren. Voor u als werkgever bestaat de identificatieplicht uit 3 onderdelen:
1. Verificatieplicht
U controleert het identiteitsbewijs van een nieuwe werknemer minstens één dag voordat de werkzaamheden aanvangen op echtheidskenmerken en geldigheid. Alleen als de dag van aanname dezelfde is als die waarop de werknemer begint met werken, mag dit op diezelfde dag, zolang dat maar vóór de start van de werkzaamheden gebeurt.
De werknemer moet het originele document tonen, bijvoorbeeld een paspoort, een identiteitskaart of vreemdelingendocument.
Bij het controleren van identiteitsbewijzen moet u letten op:
– de pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor u staat?
– kenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
– handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten;
– nationaliteit: is de nationaliteit vermeld? De identificatieplicht geldt ook voor buitenlandse werknemers;
– geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken?
– op een rijbewijs en op een verklaring van de belastingdienst met burgerservicenummer staat geen nationaliteit vermeld. Daarom zijn dit geen geldige identiteitsbewijzen voor de verificatieplicht.
Uitzendkrachten
Huurt u een uitzendkracht in? Dan moet u ook zijn originele identiteitsbewijs controleren voor hij bij u aan de slag gaat. U mag echter geen kopie van het identiteitsbewijs in uw administratie bewaren. U bent immers niet de werkgever van de uitzendkracht, dat is het uitzendbureau.
Heeft de ingehuurde arbeidskracht een nationaliteit van een van de landen van buiten de Europese Economische Ruimte? Dan moet u wel een kopie van het identiteitsbewijs in uw administratie bewaren voor de duur van 5 jaar. Ook bent u verplicht na te gaan of deze persoon wel mag werken.
2. Bewaarplicht
U moet een duidelijke kopie maken van het identiteitsbewijs van alle werknemers die u in dienst neemt. Documentnummer, pasfoto en burgerservicenummer moeten goed leesbaar zijn. U bewaart deze kopie in uw administratie voor eventuele controles, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW. U moet de kopie bewaren tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan. Doet u dat niet, dan krijgt u direct een verzuimboete van maximaal € 5.278.
Verlopen identiteitsbewijs van werknemer
U heeft een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt toen deze geldig was. Wanneer het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt, hoeft u deze niet te vervangen.
3. Zorgplicht
U stelt uw werknemers bij controle in de gelegenheid aan hun identificatieplicht te voldoen. Uw werknemers moeten ook tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich dragen. Hier moet u uw werknemers op wijzen. Dit geldt voor de mensen die rechtstreeks bij u in dienst zijn, maar ook voor ingehuurde arbeidskrachten.
Een vergissing bij het vaststellen van de identiteit van een werknemer kan u handenvol geld kosten. Stelt u de identiteit van uw werknemer niet of niet op de juiste manier vast, dan moet u het anoniementarief (52% loonbelasting/premie volksverzekeringen) toepassen.
Meer informatie?
Wilt u meer informatie over de de identificatieplicht of in het algemeen over salarisadministratie? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.