Sinds 1 januari 2022 is de gerichte vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding een feit. Deze verruiming wordt ‘betaald’ door de vaste reiskostenvergoeding te verlagen. Hierna leest u hoe u de nieuwe gerichte vrijstelling toepast in combinatie met de (vaste) reiskostenvergoeding.
De thuiswerkvergoeding
Vanaf 2022 kunt u een thuiswerkvergoeding van maximaal € 2 per dag betalen voor de extra kosten aan koffie, thee, toiletpapier en dergelijke. Hiervoor maakt het niet uit of uw medewerker de hele dag of een deel van de dag thuiswerkt. De vergoeding kunt u betalen op basis van een declaratie (per feitelijke thuiswerkdag) of op basis van een vast patroon.
Voor dit vaste patroon en de bijbehorende vergoeding, wordt aangesloten bij de systematiek van de ‘128-dagen-regeling’, zoals u die kent voor de vaste reiskostenvergoeding; ook wel de praktische regeling genoemd.
Keuze tussen thuiswerk- of reiskostenvergoeding
Wordt op één dag zowel thuis als op kantoor gewerkt, dan maakt u een keuze tussen een onbelaste vergoeding voor de thuiswerkkosten óf een onbelaste vergoeding voor de reiskosten. Betaalt u beide vergoedingen, dan zal er één belast moeten worden of aangewezen als loon in de vrije ruimte.
Maakt uw werknemer op deze dag gebruik van door u ter beschikking gesteld vervoer (de ter beschikking gestelde auto, een OV-chipkaart of abonnement etc.) voor de reiskosten naar een vaste werkplek, bijvoorbeeld uw kantoor of een cliënt, dan is een thuiswerkvergoeding voor deze dag niet onbelast.
Vaste werkplek
Voor de thuiswerk- en reiskostenvergoeding is sprake van reizen naar een vaste werkplek als deze plek per jaar 40 keer of meer wordt bezocht.
Voorbeeld Jans
Vergoeding op declaratiebasis: Jans werkt in één maand 12 dagen thuis en 8 dagen op kantoor. De werkgever van Jans vergoedt 12 x € 2 = € 24 voor de kosten betreffende het thuiswerken. Voor de kantoordagen vergoedt de werkgever de reiskosten (aantal km x € 0,19).
Vaste vergoeding mogelijk
U kunt een thuiswerkvergoeding vaststellen op basis van een vast patroon van thuiswerken en reizen naar de vaste werkplek op basis van de 128-dagenregeling (als 128 dagen wordt thuisgewerkt, mag u uitgaan van 214 thuiswerkdagen). Een dergelijke afspraak moet u wel schriftelijk vastleggen.
Voorbeeld Jamal
Jamal werkt standaard 2 dagen thuis en 3 dagen op kantoor. De toets is dan of meer dan 2/5 x 128 dagen (= 52 dagen) thuisgewerkt wordt. Dit is het geval. De vaste vergoeding mag dan gebaseerd worden op 2/5 x 214 dagen = 86 dagen. Per maand betekent dit een vergoeding van € 14,33 ((86 x 2) /12). Ook is een vaste reiskostenvergoeding mogelijk gebaseerd op 3/5 x 214 = 128 dagen.
Aanpassing reiskosten
U kon in 2021 de vaste reiskostenvergoeding ook gedeeltelijk geven voor de dagen dat thuisgewerkt werd. In 2022 kan dit niet meer. U zal dus ook uw reiskostenvergoedingen moeten aanpassen voor werknemers die thuiswerken, ongeacht of u ze een thuiswerkvergoeding geeft.
Meer informatie?
Heeft u nog vragen over de thuiswerk- of reiskostenvergoeding? Wij helpen u graag verder.