Het einde van het jaar komt er weer aan: hét moment om te bekijken hoeveel vrije ruimte u nog over heeft binnen de werkkostenregeling (WKR).
Via de WKR kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers geven. Het totale bedrag moet wel binnen de vrije ruimte blijven. Deze wordt berekend aan de hand van de loonsom van al uw medewerkers samen.
Waarvoor mag u de vrije ruimte gebruiken?
Volgens de Belastingdienst moeten deze de uitgaven gebruikelijk zijn. Met andere woorden: andere ondernemingen verstrekken ook soortgelijke extra’s aan hun werknemers. Bedragen tot € 2.400 per persoon vindt de Belastingdienst niet ongebruikelijk.
Denk hierbij dan aan het verstrekken van een chocoladeletter, kerstpakket of kerstbonus. U kunt trouwens binnen de vrije ruimte ook een fiets geven, een bedrijfsuitje organiseren of overuren uitbetalen.
Kortom, dit kan een mooie manier zijn om iets extra’s te doen voor uw werknemers.
Hoe wordt de vrije ruimte opgebouwd?
De opbouw van de vrije ruimte is als volgt:
- Tot € 400.000 fiscale loonsom: 2%
- Boven € 400.000: 1,18%
Overschrijdt u de vrije ruimte? Dan betaalt u over dat extra bedrag 80% belasting.
Rekenvoorbeeld:
U heeft in 2025 € 4.000 vrije ruimte en besteedt € 4.400 belastingvrij. U overschrijdt de vrije ruimte dus met € 400.
Er geldt dan een eindheffing van 80% over € 400 = € 320.
Is die 80% altijd nadelig?
Het percentage van 80% klinkt misschien zwaar. Bruto uitbetalen lijkt dan voordeliger te zijn, maar in de praktijk is dat niet altijd zo. Het bruto uitbetalen leidt namelijk vaak tot extra lasten. Denk aan premies werknemersverzekeringen en extra werkgeverslasten.
Soms is het dus financieel aantrekkelijker om toch een verstrekking of vergoeding onbelast via de WKR te doen en over een eventuele overschrijding 80% eindheffing te betalen. Maak daarom vooraf een kostenvergelijking.
Berekening van uw vrije ruimte
Wanneer u klant bent van ons kantoor, kunt u in ons salarispakket SalarisXPR zien hoeveel vrije ruimte u dit jaar nog over heeft. Dit vindt u terug in het overzicht “Werkkostenregeling” (waar ook de loonstroken staan). In de kolom “Vrije ruimte” ziet u de totale vrije ruimte tot en met de huidige periode. Hier kunt u vervolgens één of twee perioden bij optellen om op het jaarbedrag aan vrije ruimte te komen.
Let op: van dit totaal dient u de reeds uitgegeven kosten binnen de vrije ruimte van 2025 af te trekken. Wat u overhoudt kunt dit jaar u nog “vrij” besteden aan uw werknemers.
Doorschuiven kan niet
De vrije ruimte van 2025 kunt u niet meenemen naar volgend jaar. Benut daarom nu wat mogelijk is en geef uw medewerkers een leuk extraatje als waardering voor hun inzet.
Meer weten?
Wilt u graag meer weten over uw vrije ruimte of een kostenvergelijking maken? Neem gerust contact op met ons op. Wij helpen u graag om te bekijken wat in uw situatie het meest voordelig is.
